Номенклатура дел – это один из важнейших элементов системы документооборота в программе 1С:Предприятие. Она позволяет легко и структурированно хранить и управлять огромным объемом документов, а также организовать удобный доступ к ним. Если вы хотите научиться создавать номенклатуру дел, этот пошаговый гайд поможет вам освоить все основные процессы.
Шаг 1: Определение структуры номенклатуры
Первым шагом к созданию номенклатуры дел является определение ее структуры. Структура номенклатуры — это иерархическая организация различных категорий и подкатегорий документов. Например, вы можете создать категорию «Финансовые документы», в которой будут подкатегории «Отчетность», «Бухгалтерские записи» и т.д. Для определения структуры вам необходимо предварительно разобраться с типами документов, которые вы планируете хранить и управлять в своей номенклатуре дел.
Шаг 2: Создание документов номенклатуры
После определения структуры вы можете приступить к созданию самих документов номенклатуры. В программе 1С:Предприятие есть специальные средства для этого. Вы можете создать папки для категорий, указать название и описание категорий и подкатегорий, а также добавить дополнительные атрибуты для удобства поиска и фильтрации документов.
Шаг 3: Назначение прав доступа
Один из важных моментов при создании номенклатуры дел — назначение прав доступа. В зависимости от вашей организации и требований к безопасности, вы можете разграничить доступ к номенклатуре дел разным пользователям или группам пользователей. Например, руководители могут иметь полный доступ ко всем документам, а сотрудникам отдела продаж предоставить доступ только к документам, связанным с отчетностью и планами.
Шаг 4: Загрузка документов в номенклатуру
Когда номенклатура создана и права доступа назначены, вы можете начать загружать документы в систему. В программе 1С:Предприятие можно не только добавлять целые файлы, но и управлять версиями документов, добавлять комментарии и делать отметки о выполненных задачах. Удобные инструменты для загрузки и организации документов позволят вам держать все в порядке и легко находить нужную информацию.
Шаг 1: Определение целей и задач
Перед созданием номенклатуры дел в 1С необходимо определить цели и задачи, которые вы хотите достичь с помощью этой системы. Возможные цели могут быть следующими:
| Цель | Описание |
| Оптимизация процессов | Упорядочение и автоматизация хранения и поиска документов, сокращение времени на выполнение рутинных операций. |
| Улучшение контроля | Создание механизмов контроля исполнения документов, учет сроков истечения сроков хранения, возможность предотвращения утери или порчи важных документов. |
| Увеличение эффективности | Сокращение времени на поиск необходимых документов, упрощение работы с документооборотом, повышение качества обслуживания клиентов. |
Определение задач позволит детализировать цели и сформировать список действий, которые необходимо выполнить для их достижения. Например:
- Создать структуру номенклатуры дел, соответствующую организационной структуре организации;
- Настроить доступы к документам и права пользователей в системе;
- Внедрить автоматизированные процессы создания, регистрации и утверждения документов;
- Обеспечить электронное хранение и резервное копирование документов;
- Организовать обучение сотрудников системе управления документооборотом.
Определив цели и задачи, вы создадите фундамент для успешного внедрения системы управления документооборотом в 1С и сможете приступить к последующим шагам.
Шаг 2: Подготовка к созданию номенклатуры дел
Прежде чем приступить к созданию номенклатуры дел в 1С, необходимо провести подготовительные работы. Эти шаги помогут вам упорядочить процесс и сделать его более эффективным.
- Определите цель создания номенклатуры дел. Какие задачи и проблемы вы планируете решить с ее помощью? Необходимо четко представить, какую информацию вы хотите хранить и как организовать доступ к ней.
- Проанализируйте существующую систему хранения и обработки документов. Определите, какие данные и в каком формате вы уже имеете, и как их можно использовать в новой номенклатуре дел.
- Составьте список типов документов, которые будут включены в номенклатуру дел. Это могут быть, например, договоры, заявления, протоколы и другие виды документов, которые используются в вашей организации.
- Определите необходимую структуру номенклатуры дел. Разделите ее на категории или подразделы для удобства навигации и поиска.
- Определите, какой уровень подробности вам необходим при описании каждого дела. Например, вы можете указывать основные сведения о документах в деле или же включать более подробные сведения, такие как даты, участники и номера документов.
- Разработайте систему именования дел. Удостоверьтесь, что имена дел будут понятными и информативными, чтобы у вас не возникало проблем с их поиском в будущем.
- Определите доступы к номенклатуре дел. Решите, кто будет иметь доступ к ней и какие права у пользователей будут.
- Подготовьте шаблоны документов, которые будут использоваться при работе с делами. Это поможет упростить и стандартизировать процесс заполнения и обработки документации.
Проведение подготовительных работ перед созданием номенклатуры дел позволит вам учесть все необходимые аспекты и сделать процесс работы с документами более организованным и удобным для всех пользователей.
Шаг 3: Структурирование дел по категориям
Чтобы облегчить работу с номенклатурой дел, рекомендуется структурировать дела по категориям. Категории помогут вам легко найти нужное дело и упорядочить их в соответствии с вашей собственной системой.
Для создания категорий дел в 1С необходимо выполнить следующие шаги:
- Откройте программу 1С и перейдите в режим работы с номенклатурой дел.
- Выберите папку, в которой вы хотите создать категорию дел.
- Щелкните правой кнопкой мыши по выбранной папке и выберите в контекстном меню пункт «Создать подраздел».
- В появившемся окне введите название категории и нажмите кнопку «ОК».
- Повторите шаги 2-4 для создания всех необходимых категорий.
После того, как вы создали все категории, вы можете начать добавлять дела в каждую из них. Для этого выполните следующие действия:
- Выберите категорию дел, в которую вы хотите добавить новое дело.
- Щелкните правой кнопкой мыши по выбранной категории и выберите в контекстном меню пункт «Создать дело».
- В появившемся окне заполните необходимые поля, такие как название дела, дата создания, ответственное лицо и другие.
- Нажмите кнопку «ОК», чтобы сохранить новое дело в выбранной категории.
- Повторите шаги 1-4 для добавления всех нужных дел в каждую категорию.
Структурирование дел по категориям поможет вам более удобно организовывать вашу работу и быстро находить необходимые документы. Не забывайте поддерживать номенклатуру дел в актуальном состоянии, регулярно добавляя и удаляя дела, а также обновляя информацию о них.
Шаг 4: Определение атрибутов дел
Для эффективной работы с делами в 1С необходимо определить атрибуты, которые будут использоваться для классификации и организации дел.
Атрибуты дел могут включать в себя такие параметры, как:
- Дата создания дела;
- Ответственный сотрудник;
- Приоритет дела;
- Статус дела (открыто, закрыто, в работе);
- Тип дела (письмо, заявка, контракт и т.п.);
- Срок выполнения дела;
- Связанные документы или объекты 1С;
Определение атрибутов дел позволит упорядочить и структурировать информацию, а также облегчит поиск и фильтрацию дел по заданным критериям.
Для определения атрибутов дела нужно выполнить следующие шаги:
- В 1С открыть модуль «Дела» и выбрать «Номенклатура дел».
- В списке дел выбрать нужное дело и нажать кнопку «Свойства».
- В появившемся окне выбрать «Атрибуты» и нажать кнопку «Добавить».
- Указать название атрибута и выбрать тип данных (текст, число, дата и т.п.).
- Установить необходимые параметры для атрибута (обязательность заполнения, список значений и т.п.).
- Сохранить изменения.
После определения атрибутов дел можно приступать к заполнению информации о каждом деле с учетом установленных атрибутов.
Шаг 5: Создание номенклатуры дел
После создания базы данных и настройки параметров, мы можем приступить к созданию номенклатуры дел.
Номенклатура дел — это список всех дел, которые будут вестись в организации. Для создания номенклатуры дел выполните следующие действия:
- В главном меню программы 1С:Предприятие выберите пункт «Номенклатура дел».
- Нажмите кнопку «Создать» на панели инструментов.
- В открывшемся окне введите название дела и его код.
- Выберите подразделение, которое будет вести данное дело.
- Укажите ответственного сотрудника за дело.
- Опционально, вы можете задать срок хранения и примечание к делу.
- Нажмите кнопку «Сохранить» для сохранения дела.
Повторите эти действия для каждого дела, которое необходимо ввести в номенклатуру.
После создания номенклатуры дел вы можете приступить к ведению дел.
Шаг 6: Заполнение номенклатуры дел
Для того чтобы заполнить номенклатуру дел в 1С, необходимо выполнить следующие действия:
1. Откройте программу 1С:Предприятие и перейдите в раздел «Управление документами».
2. В левой панели выберите вкладку «Номенклатура дел».
3. Щелкните правой кнопкой мыши по папке, в которую нужно добавить дело, и выберите пункт меню «Добавить дело».
4. В открывшемся окне введите название дела в поле «Наименование».
5. Заполните остальные поля в соответствии с требованиями вашей компании. Например, укажите ответственного сотрудника, срок выполнения дела и прочую необходимую информацию.
6. Если дело имеет подразделы, добавьте их, щелкнув правой кнопкой мыши по делу и выбрав пункт «Добавить поддело».
7. По окончанию заполнения всех полей, сохраните изменения, нажав на кнопку «Сохранить».
8. Проверьте корректность заполнения номенклатуры дел, просмотрев ее в виде таблицы.
Поздравляю, вы успешно заполнили номенклатуру дел в программе 1С! Теперь вы можете легко находить и управлять всей необходимой документацией вашей компании.
Шаг 7: Тестирование и запуск номенклатуры дел
После создания и настройки номенклатуры дел в 1С необходимо протестировать ее работу перед ее фактическим запуском. Тестирование поможет выявить и исправить возможные ошибки и недочеты еще до того, как система начнет использоваться в реальных условиях.
Прежде всего, важно убедиться, что номенклатура дел корректно отображается в интерфейсе пользователя и что все необходимые поля и настройки доступны для редактирования. Проверьте, что каждый тип дела правильно соответствует своей категории и подкатегории.
Особое внимание стоит обратить на функциональные возможности номенклатуры дел, такие как создание новых дел, редактирование существующих, перемещение дел между категориями, добавление вложений и т. д. Проверьте, что все эти действия выполняются без ошибок и отображаются корректно в системе.
Не забудьте также проверить правильность работы автоматических процессов и событий, связанных с номенклатурой дел. Убедитесь, что автоматическое назначение ответственных лиц, уведомления о новых делах и сроках выполнения, а также другие автоматические действия выполняются по заданному сценарию.
Проверьте также, что база данных, используемая для хранения номенклатуры дел, правильно настроена и обеспечивает должную производительность и надежность работы системы. Убедитесь, что резервное копирование данных и восстановление работает корректно.
Если во время тестирования вы обнаружили какие-либо проблемы или ошибки, исправьте их перед запуском системы в реальном режиме. Помимо исправления ошибок, также стоит обратить внимание на любые предложения по улучшению интерфейса или функциональности номенклатуры дел.
После тщательного тестирования и исправления всех ошибок номенклатура дел готова к запуску в реальных условиях использования. Помните, что внедрение номенклатуры дел может потребовать обучение сотрудников и изменение рабочих процессов, поэтому не забудьте предоставить необходимую поддержку и инструкции пользователям.
Удачного запуска новой номенклатуры дел в 1С!